Koszty i ROI
Jak policzyć, ile kosztuje Cię praca powtarzalna w firmie
Zapytaj właściciela firmy, ile kosztuje go obsługa faktur, a usłyszysz: no, trochę zajmuje. Zapytaj o koszt najmu albo leasingu, a dostaniesz kwotę co do złotówki. Ta asymetria jest powodem, dla którego praca powtarzalna latami nie trafia na listę problemów do rozwiązania, nie ma faktury, więc nie ma jej w kosztach.
Dlaczego ten koszt jest niewidzialny
Rozkłada się na wiele osób w małych porcjach. Piętnaście minut dziennie na przepisywanie danych to nic. Piętnaście minut razy dwanaście osób razy dwieście pięćdziesiąt dni roboczych to 750 godzin rocznie: czyli mniej więcej połowa etatu, tylko nikt jej nigdy nie zatrudnił ani nie policzył.
Drugi powód jest psychologiczny. Praca powtarzalna wygląda na pracę. Ktoś siedzi, klika, coś się dzieje. Nie wygląda na problem tak jak awaria maszyny.
Pomiar w pięć dni roboczych
Nie potrzeba do tego audytu ani narzędzi. Wystarczy tydzień i trochę dyscypliny.
Dzień 1: wypiszcie czynności
Poproście zespół o listę czynności, które wykonują regularnie i które sprowadzają się do przenoszenia informacji z miejsca w miejsce. Bez oceniania, bez zastanawiania się, czy da się to zautomatyzować. Sama lista.
Dni 2–4: mierzcie czas
Przez trzy dni każdy zapisuje, ile czasu poświęcił na te czynności. W blokach półgodzinnych, bez precyzji co do minuty, chodzi o rząd wielkości, nie o kontrolę pracowników. To rozróżnienie warto zakomunikować wprost, inaczej pomiar wyjdzie zaniżony.
Dzień 5: policzcie
Przemnóżcie średnią dzienną przez liczbę dni roboczych w miesiącu i przez liczbę osób. Potem przez koszt godziny pracy.
Uwaga o koszcie godziny: to nie jest pensja podzielona przez liczbę godzin. To całkowity koszt pracodawcy, wynagrodzenie, składki, stanowisko pracy, narzędzia, podzielony przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin. Zwykle wychodzi znacznie więcej, niż ludzie zakładają.
Wzór
Sprowadza się do jednego działania:
liczba osób × godziny tygodniowo × 4,33 × koszt godziny = koszt miesięczny
Współczynnik 4,33 to średnia liczba tygodni w miesiącu. Wynik przemnożony przez dwanaście daje koszt roczny, i to jest liczba, którą warto zestawić z ofertą na wdrożenie.
Przykład
Firma usługowa, osiem osób w administracji i obsłudze klienta. Pomiar wykazał średnio sześć godzin tygodniowo na osobę spędzanych na przepisywaniu danych między systemami i odpowiadaniu na powtarzalne pytania. Koszt godziny pracy: 70 złotych.
8 × 6 × 4,33 × 70 = 14 549 złotych miesięcznie, czyli ponad 174 tysiące rocznie.
Nawet jeśli automatyzacja przejmie tylko 60 procent tej pracy, mówimy o oszczędności rzędu 104 tysięcy złotych rocznie. Przy wdrożeniu za 15 tysięcy zwrot następuje w drugim miesiącu.
Ten sam rachunek zrobisz w minutę w kalkulatorze na stronie głównej, wystarczą trzy suwaki.
Cztery błędy w liczeniu
Zakładanie stu procent. Żadna automatyzacja nie przejmuje całości. Zawsze zostają wyjątki, weryfikacja i sytuacje nietypowe. Licząc, przyjmijcie 50 do 70 procent, jeśli wyjdzie lepiej, będzie to miła niespodzianka, a nie podstawa decyzji.
Mylenie oszczędności z redukcją etatów. W małych firmach automatyzacja prawie nigdy nie kończy się zwolnieniami. Kończy się tym, że te same osoby robią rzeczy, na które wcześniej nie miały czasu, obsługują więcej klientów, pilnują należności, oddzwaniają. Oszczędność jest realna, ale objawia się jako wzrost, nie jako cięcie kosztów. Warto to powiedzieć zespołowi na starcie, bo inaczej pomiar spotka się z oporem.
Pomijanie kosztu błędów. Ręczne przepisywanie generuje pomyłki. Źle wpisana kwota, zgubiony załącznik, przeoczone zamówienie, każde z tych zdarzeń ma swój koszt, zwykle wyższy niż czas potrzebny na jego uniknięcie.
Liczenie tylko czasu wykonania. Do rachunku należy doliczyć koszt przełączania uwagi. Osoba przerywająca pracę koncepcyjną, żeby przepisać fakturę, traci nie dziesięć minut, tylko dziesięć minut plus czas powrotu do poprzedniego zadania.
Co zrobić z wynikiem
Jeśli roczny koszt wyszedł poniżej dziesięciu tysięcy złotych, odpuśćcie automatyzację tego procesu. Nie zwróci się, a energię lepiej włożyć gdzie indziej.
Jeśli wyszedł w przedziale kilkudziesięciu tysięcy, macie mocny argument, żeby zacząć od tego jednego procesu i sprawdzić efekt na realnych danych.
Jeśli wyszły setki tysięcy, pilne jest nie tyle wdrożenie, co ustalenie, dlaczego nikt tego wcześniej nie policzył. Zwykle odpowiedź brzmi: bo to nie było niczyim zadaniem.
Podsumowanie
Bez tej liczby każda rozmowa o wdrożeniu jest rozmową o wrażeniach. Z nią wycena przestaje być pytaniem czy to drogo, a staje się pytaniem w ile miesięcy się zwróci. To zupełnie inna rozmowa i zwykle zajmuje pięć minut zamiast trzech spotkań.
Zmierz swoje procesy przez tydzień. Jeśli liczby wyjdą sensownie, umów bezpłatną konsultację, przejdziemy przez nie razem i powiem wprost, czy widzę tu sens.
