Automatyzacja obiegu faktur w małej firmie, jak to działa krok po kroku

Obieg faktur to proces, od którego najczęściej zaczynam wdrożenia w małych firmach. Nie dlatego, że jest najciekawszy. Dlatego, że jest codzienny, powtarzalny i łatwy do zmierzenia: a to trzy warunki, które sprawiają, że automatyzacja zwraca się najszybciej.

Jak to wygląda dziś w większości firm

Faktura przychodzi mailem. Ktoś ją otwiera, sprawdza, czy dotyczy nas, zapisuje PDF na dysku, przepisuje numer, kontrahenta, kwoty i termin do programu księgowego albo arkusza, a potem przesyła do osoby, która ma ją zatwierdzić. Zatwierdzenie odbywa się w kolejnym mailu albo na korytarzu. Na końcu ktoś jeszcze raz sprawdza, czy wszystko się zgadza.

Przy pięćdziesięciu fakturach miesięcznie to kilkanaście godzin pracy. Przy dwustu, pełny etat ukryty w kilku osobach, które robią to przy okazji. I to jest właśnie problem: nikt tego nie widzi w kosztach, bo nie ma takiej pozycji w budżecie.

Co zmienia automatyzacja

Zautomatyzowany obieg składa się z czterech kroków. Trzy z nich robi system, jeden zostaje dla człowieka.

1. Odbiór dokumentu

Dedykowana skrzynka lub folder, do którego trafiają wszystkie faktury. Dostawcy dostają jeden adres, a system sam sprawdza, czy załącznik jest fakturą, czy na przykład potwierdzeniem zamówienia. Dokumenty spoza wzorca odkłada do osobnej kolejki.

2. Odczyt danych

Model AI wyciąga z dokumentu to, co potrzebne: sprzedawcę, NIP, numer faktury, daty, kwoty netto i brutto, pozycje, numer konta. W odróżnieniu od starego OCR nie potrzebuje szablonu dla każdego dostawcy, radzi sobie z fakturą, której nigdy wcześniej nie widział, także ze zdjęciem z telefonu.

3. Weryfikacja i przypisanie

System porównuje NIP z bazą kontrahentów, sprawdza, czy numer konta zgadza się z tym, na które płaciliście wcześniej, i przypisuje fakturę do właściwego projektu albo działu na podstawie zasad, które ustalamy na starcie. Jeśli coś się nie zgadza, inny numer konta, kwota poza zwykłym zakresem, nieznany dostawca, faktura dostaje flagę.

4. Zatwierdzenie

Osoba odpowiedzialna dostaje gotowy komplet: podgląd dokumentu, odczytane dane, informację o ewentualnych rozbieżnościach. Klika zatwierdź albo odrzuć. To jedyny krok, w którym człowiek jest niezbędny, i celowo tak to projektuję.

Ile to daje w praktyce

Policzmy na przykładzie firmy, która dostaje sto faktur miesięcznie. Ręczna obsługa jednej, od otwarcia maila do zatwierdzenia, zajmuje średnio dziesięć do piętnastu minut, jeśli doliczyć szukanie, dopytywanie i poprawki. To około dwudziestu godzin miesięcznie.

Po wdrożeniu zostaje zatwierdzanie, czyli minuta lub dwie na dokument, oraz obsługa wyjątków, których jest zwykle kilka procent. Razem cztery do pięciu godzin. Piętnaście godzin miesięcznie wraca do zespołu, a przy tym znika najdroższy koszt, którego nikt nie liczy: błędy w przepisywaniu i faktury, które utknęły w czyjejś skrzynce.

Jeśli chcesz to policzyć dla własnych liczb, kalkulator oszczędności zrobi to w minutę.

Czego potrzebujesz, żeby to ruszyło

• Jednego miejsca wpływu faktur. Skrzynka, folder, formularz, cokolwiek, byle jedno. Faktury przychodzące na pięć prywatnych adresów to pierwsza rzecz do uporządkowania.
• Listy kontrahentów z numerami kont. To ona pozwala wykrywać podmienione rachunki, a taka próba oszustwa trafia się częściej, niż się wydaje.
• Prostych zasad przypisania. Kto zatwierdza faktury z jakiego działu, do jakiej kwoty, i kto jest zastępcą. Spisane na jednej stronie.
• Programu księgowego z możliwością importu. Większość polskich systemów ją ma. Jeśli nie, dane trafiają do arkusza, z którego księgowość i tak korzysta.

Co z bezpieczeństwem danych

Faktury zawierają dane kontrahentów i kwoty, więc pytanie jest zasadne. Odczyt danych odbywa się przez model na warunkach biznesowych, bez używania Waszych dokumentów do trenowania, a zakres przetwarzania spisujemy w umowie powierzenia. Szerzej piszę o tym w tekście o bezpieczeństwie danych firmowych w narzędziach AI.

Ile trwa wdrożenie

Przy uporządkowanym wpływie dokumentów, od dwóch do czterech tygodni, w tym tydzień pracy równoległej, kiedy stary i nowy obieg działają obok siebie, a zespół porównuje wyniki. Dopiero po tym tygodniu wyłączamy ręczne przepisywanie. Wycena zależy od liczby źródeł i systemu docelowego; ogólne widełki opisałem w tekście o kosztach wdrożenia AI.

Podsumowanie

Obieg faktur to dobry pierwszy projekt, bo efekt widać w ciągu miesiąca i da się go policzyć co do godziny. System odbiera, odczytuje i sprawdza; człowiek zatwierdza. Jeśli w Twojej firmie faktury nadal przepisuje się ręcznie, umów bezpłatną konsultację, w pół godziny sprawdzimy, czy i jak to zautomatyzować.